Rutinen finner du under menyvalget Rutiner | Systemrutiner og innstillinger på hovedmenyen, i gruppen Brukere.
Sendingen foregår ved at du velger blant forhåndsdefinerte maler i systemet. Malene inneholder flettefelter som fylles ut med data fra HRessurs. Enkelte maler inneholder også flettefelter hvor du kan registrere teksten som du ønsker skal være med i meldingen.
Når du har valgt mal, velger du hvilke personer du ønsker å sende til. Klikk deretter på Vis mal og mottakere. Systemet henter nå fram malen og personene, men ingen melding er sendt ennå:
I malen vil du se en del flettefelt:
Teksten som står mellom to klammeparenteser (eksempel [[CompanyName]]) vil systemet bytte ut når meldingen blir generert. Noen av disse feltene blir satt inn automatisk, og kan ikke endres av deg som bruker. Andre felter er redigerbare, hvor du selv kan bestemme teksten. I eksempelet nedenfor har vi et felt (1) i malen som blir vist nedenfor (2). Selve teksten kan du redigere i en teksteditor (3):
Til høyre i vinduet finner du en liste over mottakerne av meldingen:
Klikk på krysset til høyre for navnet for å fjerne personer fra mottakerlisten. Du kan legge til nye mottakere i søkefeltet over listen.
Klikk på Forhåndsvisning for å se hvordan meldingen vil se ut:
Når du er klar til å sende, klikker du på knappen merket Send. Når meldingene er sendt, får du opp et statusvindu:
Mottakerne markert med grønn ramme indikerer de meldingene hvor e-post ble sendt. På meldinger markert med rødt, har systemet ikke fått til å sende melding, fordi for eksempel e-postadressen ikke har vært riktig. Hold muspekeren over navnet til vedkommende for en forklaring. Mottakeren vil likevel få meldingen i meldingsboksen sin i HRessurs.